Kündigungsfristen verstehen
OEM-Wartungsverträge laufen meist über 12 oder 36 Monate mit automatischer Verlängerung. Die Kündigungsfrist liegt oft bei 30–90 Tagen vor Vertragsende. Der erste Schritt ist immer: Vertragsende und Kündigungsfrist im aktuellen Vertrag nachschlagen und im Kalender markieren.
Wer die Frist verpasst, verlängert oft unbeabsichtigt um eine weitere Periode — das ist der häufigste vermeidbare Fehler.
Bestandsaufnahme vor dem Wechsel
Für ein belastbares Alternativangebot braucht der neue Partner eine Bestandsliste: Modell, Seriennummer/Service-Tag, Standort und gewünschtes SLA pro System. Das Format ist zweitrangig — Service-Tags, ein Excel-Export aus dem OEM-Portal oder Modell plus Seriennummer genügen.
Eine saubere Bestandsliste ist die halbe Miete: Daraus entsteht das Festpreis-Angebot, meist innerhalb von 48 Stunden.
Den richtigen Zeitpunkt wählen
Idealerweise startet der neue Vertrag nahtlos am Tag nach dem OEM-Vertragsende. Den Wechselprozess sollte man 2–3 Monate vorher anstoßen, damit Angebot, Freigabe und Onboarding ohne Zeitdruck laufen.
Bei Hardware, die ohnehin EOSL erreicht, fällt die Entscheidung leichter — der OEM bietet dann oft nur noch teuren Custom-Support.
Übergabe ohne SLA-Lücke
Der kritische Punkt ist der Übergang: An keinem Tag darf der Bestand ohne Wartungsabdeckung sein. Ein guter TPM-Partner stimmt den Vertragsstart exakt auf das OEM-Ende ab und übernimmt das Onboarding (Bestandsabgleich, Ersatzteil-Vorhaltung, Eskalationswege) vor dem Stichtag.
So entsteht keine Lücke — der Betrieb merkt vom Wechsel im Idealfall nichts außer der niedrigeren Rechnung.
Häufige Stolpersteine
Drei Dinge übersehen Teams oft: gekoppelte Software-Subscriptions (laufen separat weiter und müssen getrennt betrachtet werden), Multi-Vendor-Bestände (lassen sich in einem TPM-Vertrag bündeln statt einzeln zu kündigen) und die Garantie-Frage (Werksgarantie bei Neuhardware bleibt unberührt).
Wer diese drei Punkte vorab klärt, wechselt reibungslos.